این نشست با هدف تبیین نقش دفاتر به‌عنوان حلقه واسط بین سطوح عالی مدیریتی و اجرایی و نیز ترسیم نقشه راهی نوین برای ایفای نقش سیاست‌گذارانه آن‌ها در ساختار وزارتخانه، برگزار شد.

در ابتدای این نشست، روزبه کردونی، مشاور وزیر و مدیرکل حوزه وزارتی، با تأکید بر لزوم بازتعریف مأموریت‌های دفاتر، اظهار کرد: رؤسای دفاتر صرفاً مجریان امور اداری نیستند، بلکه باید به بازیگران مؤثر در نظام تصمیم‌سازی بدل شوند. این مهم از مسیر الگوسازی نوین و تقویت گفت‌وگوهای درون‌سازمانی قابل تحقق است.

وی با اشاره به ظرفیت دفاتر در تنظیم ارتباط هدفمند بین لایه‌های سیاست‌گذار و مجری، افزود: با برگزاری نشست‌های ادواری و طراحی مدل‌های تعامل‌محور، می‌توان هویتی جدید و مؤثر برای دفاتر وزارتخانه تعریف و تثبیت کرد.

در ادامه، بهروز ندایی، سرپرست معاونت توسعه مدیریت و منابع، از راه‌اندازی سامانه «۱۲۸ فواد» با هدف تسریع در رسیدگی به فوریت‌های اداری خبر داد و گفت: این سامانه به‌صورت پایلوت در استان قزوین راه‌اندازی شده و پس از ارزیابی، در سراسر کشور اجرا خواهد شد. رؤسای دفاتر نقش محوری در تسهیل این فرآیند و ارتقای بهره‌وری سازمانی ایفا می‌کنند.

وی همچنین گزارشی از اقدامات این معاونت در حوزه بهبود زیرساخت‌ها و رفاه کارکنان ارائه کرد و بر ضرورت هم‌افزایی با دفاتر برای تحقق این برنامه‌ها تأکید کرد.

سید عباس مصطفوی، مدیرکل حراست، نیز در سخنانی با تأکید بر رویکرد اعتمادمحور، خواستار تفویض اختیار هدفمند به رؤسای دفاتر شد و گفت: دفاتر، تسهیل‌گران اجرایی وزارتخانه هستند که با ارتقای اختیارات می‌توانند نقش مؤثرتری در تحقق مأموریت‌های سازمانی ایفا کنند.

همچنین سعید خال، مدیرکل پشتیبانی و رفاه، ضمن تحلیل نقش ارتباطی دفاتر، آن‌ها را پل استراتژیک برقراری عدالت اداری در بدنه سازمانی خواند و خاطرنشان کرد: انسجام در ساختار وزارتخانه، بدون تقویت نقش دفاتر به‌عنوان عناصر واسط، ممکن نخواهد بود.

در بخش پایانی نشست، رؤسای دفاتر ستادی و استانی، دیدگاه‌ها، چالش‌ها و پیشنهادهای خود را در راستای ارتقاء جایگاه دفاتر، تسهیل فرآیندهای اداری، و بهبود ارتباطات ساختاری مطرح کردند.

 این دیدگاه‌ها مقرر است در قالب بسته سیاستی به منظور بازطراحی نقش دفاتر در وزارتخانه تدوین و اجرایی شود.